経費をクレジットカードで支払う時の疑問を解消!領収書や仕訳はどうすればいい?

ク現金持ち歩かなくても支払いができるクレジットカードは、ビジネスシーンでもよく利用されています。

そのため、”経費の支払いはクレジットカードを使っている”、なんて会社も多いのではないでしょうか?

しかし、クレジットカードで経費を支払う時と現金で経費を支払う時では、領収書の扱いや仕訳の入れ方が違うので注意が必要!

もし間違った知識のままで経費を処理してしまうと、悪い事をしていないのに税務署に目をつけられてしまうかもしれませんよ。

そこで今回は、経費をクレジットカードで支払う時の注意点や疑問などについて、ご紹介していきます。

クレジットカードと領収書の関係を再確認!

経費を正しく処理するには、領収書は必要不可欠な存在。

ここでは、クレジットカードと領収書の関係を今一度おさらいしていきましょう。

クレジットカード払いでは領収書を発行してもらえない?

現金で支払いをした時はお店に領収書を発行してもらえますが、クレジットカードの場合だとそうはいきません。

実は、クレジットカードで支払いをしてもお店は領収書を発行してくれないんです。

クレジットカードは、商品を購入したからといってすぐに料金の支払いがされるわけではなく、カードを利用した翌月や翌々月に料金が引き落とされる仕組み。

そのため、商品を購入した時点ではまだお店に売り上げが上がっていない状態なので、商品を購入したという証明の領収書を発行できなくなっています。

カードの利用明細書も領収書ではありません

クレジットカードの利用明細書を見れば、”いつ・何を購入したのか”がわかるので、領収書の代わりになると思っている人がいるかもしれませんが、実際はそうではありません。

領収書の代わりとなる条件として

  • 領収書の代わりとなる物を作成した人の名前
  • 領収書の代わりを必要としている人の名前
  • 商品を購入した日付
  • 何の商品を購入したか
  • 商品の金額

の5つが書かれている必要があります。

しかし、クレジットカードの利用明細書はカード会社が作成した物なので、商品を購入したお店が作成したわけではありませんよね。

つまり、『領収書の代わりとなる物を作成した人の名前』が違うため、クレジットカードの利用明細書では領収書の代わりになることはできないんですよ。

利用伝票は領収書の代わりとして使える

クレジットカードで経費を支払っても領収書をもらえず、カードの利用明細書も領収書にはならないとなると、いったい領収書はどうすればよいのでしょう。

その疑問の答えは、クレジットカードで支払いをした時にもらえる『利用伝票』にありました。

利用伝票には領収書の代わりとなる条件

  • 領収書の代わりとなる物を作成した人の名前
  • 領収書の代わりを必要としている人の名前
  • 商品を購入した日付
  • 何の商品を購入したか
  • 商品の金額

の5つを全てクリアしているので、領収書の代わりとして使う事ができますよ。

経費をクレジットカードで払う時の注意点

経費をクレジットカードで支払いする時、注意しておきたい点が3つほどあります。

ではどんなことに注意すればいいのか、確認していきましょう。

利用伝票を7年間は保管しておく

クレジットカードで支払いをした時に領収書代わりとなる”利用伝票”は、最低7年間は保管しておくようにしてください。

もし会社に税務調査が入るとなると、お金の流れを最大で7年間さかのぼって調査されることがあるのですが、その時に利用伝票が無いと税務署の人に不正されていると間違えられてしまう原因に。

そのため、最低でも7年間は利用伝票を保管しておき、税務調査が入った時に備える必要がありますよ。

また利用伝票の他に、契約書や決算書なども7年間保管しておく必要があるので、間違っても処分してしまわないように気をつけてくださいね。

クレジットカードの支払いを仕訳するタイミングに注意

仕訳を入れる時にも、クレジットカードで経費を払った時には注意しておきたい点があります。

それは、”いつ”クレジットカードで支払いをしたことにするかということ。

クレジットカードの利用料金は、来月や再来月に引き落としされるので、実際に引き落とされた支払い日を商品の購入日としてしまうのは間違いです。

正しいクレジットカードの仕訳は、商品の受け渡しがあった時に記入するものなので支払い日は関係なく、商品を購入した日が正解となっています。

分割払いで支払いをした時

クレジットカードにはいろんな決済方法があるので、商品を分割払いで購入するなんてこともあるはず。

しかし分割払いの会計処理をするとなると、1括払いの時とはまた処理の仕方が変わってきます。

それは、分割払いにすると”手数料”がかかるので、支払い手数料という項目を増やさないといけないんです。

支払い手数料の項目を増やさないと、「なんかお金の計算が合わないな」と経理の人が悩んでしまう原因になるので注意しましょう。

クレジットカードの気になる疑問Q&A

クレジットカードを利用することで貯まるポイント。そのポイントで経費の支払いをしても良いのか知っていますか?

ここでは、そんな会社のクレジットカードを使う時の気になる疑問をピックアップしました。

クレジットカードのポイントで経費を払うことはできる?

クレジットカードを利用することで貯まっていくポイント。実はポイントで経費の支払いをしても大丈夫となっています。

またポイントで経費を支払った場合は、会計の処理も必要ありませんので、どんどん活用しちゃってください。

しかし経費の支払いではなく、個人的な買い物にポイントを利用した場合、会社によっては”横領”になりかねませんので、会社に確認してからポイントを利用すると良いでしょう。

クレジットカードの年会費は経費で落とせる?

カード会社によって、年会費が発生するクレジットカードを発行しているところもあります。

実はこの年会費も、会社のクレジットカードであれば経費で落として問題ありません。

ただし、私的に使っているクレジットカードの年会費を経費で落とすと、税務署に目をつけられてしまうのでやってはいけませんよ。

個人クレジットカードで経費を支払っても大丈夫?

クレジットカードは大きく分けると2種類あり、

  • 個人向けクレジットカード
  • 法人向けクレジットカード

があります。
法人向けクレジットカードは、企業向けに作られているクレジットカードなので、経費の支払いにしようしても問題ありません。

しかし個人向けクレジットカードで経費を支払った場合、どうなるのかご存知ですか?

個人向けクレジットカードの規約には、「商行為にあたる利用はやめてください」という内容の文章が書かれているので、経費を支払ってしまうと規約違反となり、クレジットカードが解約させられることもあるので気をつけましょう。

まとめ

クレジットカードで会社の経費を支払う時には、領収書の扱いに注意が必要。

クレジットカードを利用して支払いをしても領収書は発行されないので、領収書の代わりとなる”利用伝票”を忘れずにもらうようにしましょう。

また、個人向けのクレジットカードを利用して経費を支払った場合、カード会社の利用規約違反でクレジットカードが解約させられることがあります。

そのため、会社の経費は法人向けクレジットカードで支払うようにしてください。

法人向けのクレジットカードは”企業向け”に作られたカードなので、会社の経費に使っても一切問題がありませんよ。